نرم افزارهای آفیس شامل برنامه های می شود که بر روی همه ی کامپیوترهای دنیا اضافه می شود و به پیشرفت امور کاربران کمک می کند مجموعه نرم افزارهای آفیس را می توان اعضای یک خانواده دانست که همگی به هم مرتبط اند و انجام کارها را برای کاربران راحت می کنند مثلا تایپ و ویرایش سندها و انجام برخی محاسبات و ایجاد پایگاه داده و مدیریت آن و نیز دریافت و ارسال جی میل این برنامه ها که توسط شرکت مایکروسافت آفیس ایجاد شده است از اهمیت بالایی برخوردار است و به عنوان نرم افزارهای کامپیوتری روی اکثر سیستم های کامپیوتری نصب می شود و استفاده ی فراوان دارد در واقع بسته ی نرم افزاری آفیس را می توان شامل تمام نرم افزارهایی دانست که در محل کار و اداره ها مورد استفاده قرار می گیرند و هر کدام از این برنامه ها برای منظور خاصی ایجاد شده اند و کاربرد مخصوصی دارند.
مثلا برنامه ی ورد را می توان برای ایجاد سندهای مختلف استفاده کرد یا مثلا از برنامه ی مایکروسافت پاورپوینت می توان برای ارائه دادن مطالب استفاده کرد یا مثلا یکی از نرم افزار هایی که به شدت در اداره ها و مخصوصا شرکت های خصوصی استفاده می شود برنامه ی outlook است که برای مدیریت کردن ایمیل ها و پیام ها مورد استفاده قرار می گیرد مایکروسافت نرم افزارهای مختلفی دارد که کار را برای کاربران ساده می کند و می تواند آنان را به اهدافشان برساند نکته ای که لازم است متذکر شویم این است که هر کدام از این برنامه ها اهداف خاصی دنبال می کنند به همین جهت هرکدامشان برای اهداف خاصی مناسب هستند و همه ی آنها مورد استفاده ی یک کاربر قرار نمی گیرد از آنجایی که تعداد کاربران مایکروسافت و همچنین تعداد برنامه های ارایه شده توسط این شرکت زیاد است طبقه بندی برنامه ها در گروه های مختلف راه مناسبی به نظر می رسد مثلا بعضی از برنامه ها برای دانش آموزان مناسب است و بعضی از آنها برای کارمندان و برخی از آنها نیز برای کسب و کارها و تجارت های بزرگ دسته بندی می شود و آخرین ورژن این برنامه توسط مایکروسافت آفیس ارائه شده که عنوان آن مایکروسافت آفیس 2019 است و تمامی برنامه ها در جدید ترین ورژن خود به کاربر ارائه می شود.
همانطور که گفتیم برنامه های مایکروسافت آفیس شامل برنامه هایی است که طبق گروه بندی مختلف در اختیار مردم قرار می گیرد و هرکدام از این گروه بندی ها برای افراد خاصی مناسب است مجموعه نرم افزاری آفیس 365 home و مجموعه ی 365 personal که نرم افزارهای مختلفی مانند ورد و پاورپوینت و اکسل و اوت لوک و وان نوت در آن قرار می گیرد در بسته ی نرم افزاری home and student 2016 نرم افزارهایی مانند ورد و اکسل و وان نوت و پاورپوینت قرار گرفته است در بسته ی دیگری از مجموعه ی نرم افزاری آفیس که به نام Business شناخته می شود ترکیبی از برنامه های اکسس و publisher قرار می گیرد که می تواند به کاربران کمک زیادی بکند یکی از دسته بندی های مهم برنامه های آفیس به این صورت است که آنها را به سه بخش اداری و سرویس دهنده و اپلیکیشن های اینترنتی تقسیم بندی می کند در ادامه ی مقاله تعدادی از این برنامه ها را برای شما توضیح می دهیم تا فایده یادگیری آنها را بدانید و در صورت نیاز برای آن اقدام کنید.
مایکروسافت ورد را می توان یک برنامه ی پردازش کلمات دانست که در سیستم عامل ویندوز و مک از آن استفاده می شود ورد را می توان رایج ترین برنامه ی شرکت مایکروسافت دانست که کاربرد زیادی در سراسر جهان دارد این برنامه در سال 1983 معرفی شد البته لازم است بگوییم که این برنامه زمانی که ظهور کرد به صورت Dos بود ولی بعدا فرمت آن را به open office XMLتغییر دادند کار با این برنامه بسیار ساده است و می توان گفت که بسیاری از نامه هایی که در ادارات رد و بدل می شوند به کمک این برنامه نوشته شده است در این برنامه قابلیت تغییر فونت و تغییر رنگ و اندازه ی کلمات را می توان تغییر کرد و با ثبت سند باز هم می توان بر روی آن تغییرات ایجاد کرد یکی از قابلیت های مهم این برنامه این است که می تواند غلط های نگارشی کاربر را به او گزارش دهد و به اصلاح آن بپردازد این برنامه قابلیت زیادی دارد و ازآن استفاده ی زیادی می شود و می توان آن را یکی از پرکاربرد ترین و مهم ترین برنامه های شرکت مایکروسافت دانست.
پاورپوینت را می توان یک برنامه ی مناسب برای ارائه دادن مطالب دانست که در سیستم عامل ویندوز و مک استفاده ی زیادی دارد ایجاد صفحات خلاقانه و اضافه کردن متن و تصویر و گرافیک های زیبا و حتی فیلم و انیمیشن از جمله کاربرد های وسیع این نرم افزار محسوب می شود در این حالت می توان صفحات رنگی ایجاد کرد و بر روی آن تنظیمات زیادی اعمال نمود استفاده از این نرم افزار باعث می شود تا ارائه کردن مطالب تا حد ممکن ساده و جذاب گردد به این ترتیب درک مطلب برای افراد آسان می گردد.
اکسل یک برنامه ی صفحه گسترده است که دارای یک جدول بزرگ می باشد این جدول به ردیف ها و ستون های بزرگ تقسیم شده است و کاربرد اصلی آن انجام محاسبات وسیع است رقیب جدی برنامه ی اکسل زمانی که وارد بازار شد برنامه یLotus 1. 2.3 بود اما اکسل به راحتی توانست آن را کنار بزند و پیشتاز برنامه های موجود در این حوزه شود اگر بخواهیم به کاربرد برنامه ی اکسل اشاره کنیم باید بگوییم که کاربر در این برنامه می تواند به راحتی متن و تاریخ و یا ارقام را در آنها وارد کند و به صورت یک جدول مرتب اقدام به پردازش آن ها کند .
وان نوت را می توان یک برنامه ی یاداشت برداری دانست این برنامه کاملا رایگان است و می توان اطلاعاتی مانند حساب معاملاتی و اطلاعات شخصی و . . . را به آن وارد کرد و ذخیره نمود این برنامه را می توان شامل دسته بندی های متعددی دانست که هر کدام از قسمت های آن شامل صفحاتی است که حتی می توانید جزئیات را به دقت وارد آن کنید و نگه دارید یکی از مزیت های این برنامه این است که این برنامه را می توان به صورت تایپی و هم به صورت دستی به برنامه اضافه نمود.
اگر بخواهیم یک برنامه ی کاربردی برای چاپ و نشر در ویندوز و مک معرفی کنیم این برنامه حرف اول را خواهد زد البته این برنامه مورد استفاده ی همه ی کاربران قرار نمی گیرد و افراد خاصی از آن استفاده می کنند این برنامه برای تهیه ی دفترچه تلفن و ایجاد پوستر و بروشور و کاتالوگ کاربرد دارد.
در نهایت باید بگویم مجموعه ی نرم افزار های آفیس بسیار گسترده است و کاربردهای فراوانی دارد علاوه بر این تعداد آنها بسیار زیاد است و شما باید بر حسب نیاز خود اقدام به یادگیری آنها کنید و با تمرین و ممارست مهارت خود را در استفاده از آن نرم افزار بالا ببرید و با توجه به نیازی که دارید از آنها استفاده کنید.
